Весь шлях заходу від пропозиції до звіту про витрати - в одному кабінеті, онлайн.
Що таке ЕКП
Електронний календарний план (ЕКП) - інформаційно-комунікаційна система Мінмолодьспорту, в якій формується Єдиний календарний план спортивних заходів і змагань України. Через ЕКП спортивні федерації подають пропозиції на заходи, а Міністерство погоджує їх, фінансує і приймає звіти про проведення.
Увесь шлях заходу - від пропозиції включити його до календарного плану до звіту про фактичні витрати - проходить онлайн в особистому кабінеті федерації, без паперових заяв. Усі дії підписуються кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
Заходом у системі називають спортивне змагання або навчально-тренувальний збір (НТЗ), національний чи міжнародний.
Власник системи - Міністерство молоді та спорту України.
Навіщо федераціям
Як захід проходить шлях від пропозиції до звіту
Кожен захід проходить два етапи: спочатку його включають до календарного плану, потім федерація підтверджує проведення і звітує.
Крок | Що відбувається |
Етап 1. Включення заходу до календарного плану | |
1. Пропозиція | Федерація заповнює пропозицію на формування заходу: назву, дати, тип (національний чи міжнародний), місце, вид заходу (змагання чи НТЗ), кількість учасників, очікувану вартість. Підписує КЕП. |
2. Перевірка | Куратор виду спорту погоджує пропозицію або повертає її з коментарем на доопрацювання. |
3. Погодження | Представник Міністерства погоджує пропозицію або повертає її куратору. |
4. Наказ | Затверджений захід вноситься до ЕКП наказом Міністерства. |
Етап 2. Проведення та звітність | |
5. Заява на проведення | Перед заходом федерація подає заяву на підтвердження проведення з документами. Перелік залежить від типу заходу (наприклад, регламент, погодження військової адміністрації, склад ГСК, склад офіційної делегації). |
6. Підтвердження | Куратор перевіряє заяву, Міністерство підтверджує проведення наказом. |
7. Звіт | Після заходу федерація вказує фактичну вартість, додає звітні документи та кошториси і підписує звіт КЕП. |
8. Верифікація | Куратор перевіряє звіт. Захід отримує статус «Проведений». |
На кожному кроці перевірки заяву можуть повернути федерації з коментарем: її достатньо виправити й подати знову. Пропозицію, відхилену без права редагування, закривають.
Послуги в кабінеті федерації
Послуга | Що можна зробити |
Створення пропозиції на формування заходу | Запропонувати змагання чи НТЗ до календарного плану: назва, дати, місце, учасники, очікувана вартість. За потреби додати документи у форматі PDF. |
Перегляд пропозицій федерації | Бачити всі подані пропозиції та їхні статуси, редагувати повернуті на доопрацювання, підписувати КЕП кілька пропозицій одночасно. |
Електронний календарний план | Переглядати заходи федерації за роками та статусами: заплановані, проведені, не проведені, очікують звітності. З меню заходу («три крапки») подати заяву на проведення чи звіт про проведення, а також внести зміни до ЕКП, зокрема додати новий захід. |
Керування рахунком | Бачити бюджет федерації на рік: загальний баланс, розподілені та фактично використані кошти, залишок. |
Уповноважені особи | Додавати працівників федерації, які працюватимуть у системі від її імені, та переглядати їх перелік. |
Повідомлення | Отримувати рішення щодо заяв та звітів. |
Хто працює в системі
Кожен учасник має власний кабінет і бачить лише те, що стосується його ролі.
Користувач | Що робить в ЕКП |
Спортивна федерація (організація) | Подає пропозиції на заходи, заяви на проведення, зміни до ЕКП і звіти про проведення. Бачить бюджет, виділений на свій вид спорту. |
Куратор виду спорту (ДУ «Укрспортзабезпечення») | Перевіряє пропозиції, заяви, зміни та звіти федерацій. Погоджує їх або повертає на доопрацювання з коментарем. |
Представник Міністерства | Погоджує схвалені куратором пропозиції для внесення до ЕКП, розглядає заяви, працює з фінансуванням і звітами. |
Адміністратор системи | Налаштовує доступи та довідники, прикріплює федерації до видів спорту, формує проєкти наказів. |
Як підключитися
Спеціальні програми встановлювати не потрібно. Достатньо комп'ютера з доступом до інтернету, сучасного браузера (Chrome, Edge, Firefox, Safari, Opera) і КЕП керівника або уповноваженої особи федерації, файлового або апаратного.
Куратори та представники Міністерства отримують доступ через адміністратора системи. Вхід для кураторів і працівників Міністерства: [ЗАПОВНИТИ або прибрати, якщо вхід спільний].
Детальний опис кожного кроку - в Інструкції користувача ЕКП: [ЗАПОВНИТИ: посилання на інструкцію].
Поширені запитання
Яким ключем входити в систему?
КЕП керівника або уповноваженої особи федерації. Підходить файловий або апаратний ключ.
Після входу не бачу своєї федерації або виду спорту.
Назва організації і вид спорту беруться з довідника системи. Якщо даних немає або вони неправильні, зверніться до технічної підтримки, щоб адміністратор прикріпив федерацію до виду спорту.
Як дізнатися, на якому етапі моя пропозиція?
Відкрийте «Перегляд пропозицій федерації». Статуси: «На перевірці куратором», «Схвалено куратором», «Відхилено на редагування», «Відхилено без права редагування», «Підтверджено міністерством». Їх можна відфільтрувати.
Чому не вдається відредагувати пропозицію?
Редагувати можна пропозицію до відправки куратору та пропозицію, яку куратор повернув на доопрацювання (статус «Відхилено на редагування»). В інших випадках система показує сповіщення, що редагування недоступне.
Коли подавати заяву на проведення заходу?
Після того, як пропозицію погодили куратор і Міністерство і захід з'явився в ЕКП. Заява подається з меню заходу на сторінці ЕКП: три крапки, далі «Заява на проведення».
Які документи додати до заяви на проведення?
Перелік залежить від типу заходу. Наприклад, регламент, погодження військової адміністрації, склад ГСК, склад офіційної делегації. За потреби інші файли.
Як змінити дату чи місце вже затвердженого заходу?
На сторінці ЕКП натисніть «Внести зміни до ЕКП», оберіть захід і подайте заяву. Зміни проходять ту саму перевірку, що й нова пропозиція.
Як додати захід, якого немає в затвердженому плані?
«Внести зміни до ЕКП», далі «Додати захід». Відкриється форма нової пропозиції.
Що подати у звіті про проведення?
Фактичну вартість заходу і документи: звіт про проведення міжнародного змагання в Україні або звіт про участь у міжнародних змаганнях, звіти за кошторисом у гривні та у валюті, інші файли. Звіт подається з меню заходу: три крапки, далі «Звіт про проведення».
Звідки цифри в розділі «Керування рахунком»?
Загальний баланс - кошти, виділені Міністерством на вид спорту. Фактично використані кошти додаються автоматично після звітів про проведені заходи. Федерація ці дані лише переглядає.
Чи треба рахувати тривалість заходу і людино-дні вручну?
Ні. Тривалість, кількість людино-днів і вартість людино-дня система рахує автоматично.
Як додати уповноважену особу федерації?
У кабінеті федерації відкрийте розділ «Уповноважені особи» і додайте працівника, який працюватиме в системі від імені федерації. Там же можна переглянути весь перелік.
Нормативна база
Наказ Мінмолодьспорту від 05.05.2015 № 1341 «Про затвердження Порядку складання календарних планів фізкультурно-оздоровчих, спортивних заходів та спортивних змагань і Порядку роботи інформаційно-комунікаційної системи «Електронний календарний план спортивних заходів і спортивних змагань» (зареєстровано в Мін'юсті 27.05.2015 за № 619/27064)
Наказ Мінмолодьспорту від 03.11.2015 № 4064 про затвердження форм звітів про проведення спортивних заходів, включених до Єдиного календарного плану
Наказ Мінмолодьспорту від 09.02.2018 № 617 «Про затвердження Положення про порядок організації і проведення офіційних спортивних змагань і навчально-тренувальних зборів та порядок матеріального забезпечення їх учасників» (зареєстровано в Мін'юсті 03.03.2018 за № 264/31716)
[ЗАПОВНИТИ: наказ Мінмолодьспорту від ____ № ____ про введення в експлуатацію ІКС «Електронний календарний план»]
Технічна підтримка
Телефон: [ЗАПОВНИТИ] Електронна пошта: [ЗАПОВНИТИ]
У зверненні вкажіть назву федерації, код ЄДРПОУ, вид спорту і коротко опишіть проблему. Скриншот помилки допоможе розібратися швидше.